Tone of voice voorbeelden: vijf stemmen naast elkaar

Een tone of voice beschrijven is lastig. Een tone of voice herkennen is makkelijk, zodra je twee teksten naast elkaar legt. Daarom staan hieronder vijf stemmen, elk met dezelfde boodschap: een klant vertellen dat zijn afspraak verzet moet worden.

Dezelfde inhoud, vijf keer anders. Als je leest welke je het meest bevalt en welke je nooit zou gebruiken, weet je al meer over je eigen stem dan na een middag brainstormen over bijvoeglijke naamwoorden.

1. De nuchtere vakman

"Je afspraak van dinsdag moet een dag opschuiven. Woensdag zelfde tijd? Dan sta ik er. Anders bel even, dan kijken we."

Korte zinnen, geen excuses, geen uitleg die niemand nodig heeft. Deze stem past bij installateurs, boekhouders, fysiotherapeuten, iedereen wiens klanten vooral willen weten waar ze aan toe zijn. Wat hij nooit doet: uitroeptekens, "helaas", "wij".

2. De warme begeleider

"Ik moet onze afspraak van dinsdag verzetten en dat vind ik vervelend, want ik weet dat je ernaar uitkeek. Woensdag om dezelfde tijd kan ik er helemaal voor je zijn. Laat je weten of dat past?"

Erkent wat de ander voelt voordat hij de oplossing geeft. Past bij coaches, therapeuten, trainers. Het risico van deze stem is dat hij doorschiet in zorgtaal: "geef het de ruimte", "wees mild voor jezelf". Dan wordt hij een cliché. De goede versie benoemt en gaat door.

3. De droge denker

"Dinsdag gaat niet door, ik heb mezelf dubbel geboekt. Dat is de eerste keer dit jaar, dus statistisch gezien ben je nu even veilig. Woensdag zelfde tijd?"

Humor die uit de situatie komt, nooit aangekondigd. Eerlijk over de eigen fout. Past bij adviseurs, ondernemers die als persoon zichtbaar zijn, iedereen wiens klanten hem om zijn kijk kiezen. Deze stem valt om zodra de grap belangrijker wordt dan de boodschap.

4. De formele dienstverlener

"Uw afspraak van dinsdag 9 september kan helaas niet doorgaan. Wij bieden u graag een alternatief aan op woensdag 10 september om 14:00 uur. Wij vernemen graag of dit schikt."

Afstand, u-vorm, de organisatie als afzender. Past bij notarissen, zorginstellingen, overheid. Het is een geldige stem, zolang je hem kiest. De meeste kleine bedrijven klinken zo omdat ze denken dat het hoort, niet omdat het bij ze past. Vraag je klanten of ze "u" willen. Meestal niet.

5. De enthousiaste maker

"Kleine wijziging: dinsdag wordt woensdag! Ik heb er zin in, want ik heb iets nieuws om je te laten zien. Zelfde tijd, zelfde plek, tot dan!"

Energie, uitroeptekens, vooruitkijken. Past bij creatieve bureaus, sportscholen, evenementen. Het risico: als alles enthousiast is, is niets enthousiast en een verzette afspraak is voor de klant niet iets om zin in te hebben. De goede versie doseert.

Wat je hieruit haalt

Waarschijnlijk las je één van de vijf en dacht je: dit ben ik. En bij één andere dacht je: nooit. Schrijf die twee op. De stem die je bent en de stem die je niet bent, dat is samen al de helft van een tone of voice.

Let ook op wat er per stem verandert. Niet alleen de woorden, ook de zinslengte, of er een excuus in zit, of de afzender ik of wij is en hoe de tekst eindigt. Dat zijn de knoppen. Hoe je die vastlegt zodat een collega of een AI ze ook kan draaien, staat in tone of voice vastleggen in vijf onderdelen.

Eén stem, alle kanalen

De stem verandert niet per kanaal. De nuchtere vakman is op Instagram net zo nuchter als op LinkedIn, alleen korter en met een foto. Wat wel verandert, is de vorm: lengte, opbouw, of er beeld bij hoort. In Findori Social maakt de kanaalversie die vertaling, met de merkstem als vaste basis. Dat werkt alleen als die basis er is en die begint bij de vraag welke van de vijf stemmen hierboven jij bent.